Verwerkersovereenkomst voor de proefomgeving

0.1 Zolang er tussen ons geen klantcontract is gesloten, geldt deze overeenkomst voor de proefomgeving, samen met de voorwaarden voor de proefomgeving. Waar deze overeenkomst het klantcontract noemt, worden tot dat moment die voorwaarden bedoeld.

0.2 Je legt in de proefomgeving geen gegevens van leerlingen of ouders vast, en het platform staat dat niet toe. De verwerking omvat alleen de gegevens van jouw beheerders en teamleden zoals beschreven in bijlage A, onderdeel A.4. Van de bijlagen geldt in de proefomgeving alleen dat onderdeel.

0.3 Voor de beveiliging en de subverwerkers geldt wat op de dag van aanvaarding op tutorhub.nl/veiligheid staat. Wij bewaren elke versie van die pagina met haar datum.

0.4 In de proefomgeving geldt verder:

a. Bewaren (13.1). De gegevens blijven bewaard zolang de proefomgeving bestaat. Wordt zij verwijderd, dan verwijderen wij de gegevens zoals in artikel 14.4.

b. Vrijwaring (4.6) en aansprakelijkheid (15.1). Beide zijn beperkt tot € 500, behalve bij opzet of bewuste roekeloosheid.

c. Bezwaar tegen een subverwerker (7.3). Komen we er niet uit, dan verwijderen wij op jouw verzoek de proefomgeving voordat de wijziging ingaat.

d. Bijstand (10.3). Onze bijstand bij verzoeken van betrokkenen is kosteloos.

e. Einde (14.1 en 16.1). De proefomgeving eindigt als jij erom vraagt, of zoals in artikel 6 van de voorwaarden voor de proefomgeving. Wil je de gegevens van je team dan terug, laat het ons binnen de waarschuwingstermijn weten.

0.5 Zodra het klantcontract is gesloten, vervalt dit artikel en geldt de volledige overeenkomst die daarbij hoort, met alle bijlagen.

1.1 Deze bijlage is de verwerkersovereenkomst zoals bedoeld in artikel 28 lid 3 van de Algemene verordening gegevensbescherming. Zij hoort onlosmakelijk bij het klantcontract.

1.2 "Je" en "jij" betekent: de organisatie die TutorHub afneemt. "Wij" en "ons" betekent: Stap Voor Stap Onderwijs, handelend onder de naam TutorHub. "De AVG" betekent: Verordening (EU) 2016/679. Begrippen als persoonsgegevens, verwerking, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker, betrokkene en inbreuk in verband met persoonsgegevens hebben de betekenis die de AVG eraan geeft.

1.3 Bij tegenstrijdigheid gaat deze bijlage vóór het klantcontract en vóór eventuele algemene voorwaarden, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft. De bijlagen A tot en met E horen bij deze bijlage; bij tegenstrijdigheid gaat de tekst van deze bijlage vóór de bijlagen, behalve waar een bijlage uitdrukkelijk iets anders regelt.

2.1 Jij bent verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in TutorHub worden verwerkt. Jij bepaalt het doel en de middelen: welke leerlingen je begeleidt, welke gegevens je vastlegt, wie er toegang krijgt en hoe lang je bewaart.

2.2 Wij zijn verwerker. Wij verwerken die gegevens uitsluitend in jouw opdracht en volgens jouw schriftelijke instructies.

2.3 Voor onze eigen klantadministratie zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke. Daaronder vallen de gegevens van jouw contactpersonen bij ons, onze facturatie aan jou en onze eigen bedrijfsvoering. Deze bijlage is daar niet op van toepassing; daarvoor geldt onze privacyverklaring.

2.4 Wij verwerken de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden. In het bijzonder gebruiken wij ze niet voor productontwikkeling, niet voor statistiek of onderzoek over klanten heen, en niet voor het ontwikkelen of trainen van modellen voor kunstmatige intelligentie, tenzij jij daar afzonderlijk en schriftelijk opdracht toe geeft.

2.5 Gegevens die wij zodanig samenvoegen en ontdoen van identificerende kenmerken dat zij niet meer tot een persoon herleidbaar zijn, mogen wij gebruiken voor het verbeteren van de dienst. Wij zetten dat niet terug en wij combineren het niet met andere gegevens om het alsnog herleidbaar te maken.

3.1 De verwerkingen die wij voor jou uitvoeren staan in bijlage A. Die bijlage is jouw instructie. Wij gaan er niet buiten.

3.2 Instructies die je aanvullend geeft, geef je schriftelijk. Wij voeren ze uit, tenzij dat technisch niet mogelijk is of tenzij het een wezenlijke aanpassing van de dienst vraagt; in dat geval maken we daar afspraken over, ook over de kosten.

3.3 Als een instructie naar onze mening in strijd is met de AVG of met andere regels over gegevensbescherming, laten wij je dat weten. Wij mogen de uitvoering van die instructie opschorten totdat je hem bevestigt of intrekt.

3.4 Verwerken wij gegevens omdat een wettelijke bepaling ons daartoe verplicht, dan laten wij je dat vooraf weten, tenzij die bepaling dat verbiedt om gewichtige redenen van algemeen belang.

3.5 Constateren wij dat gegevens in TutorHub worden ingevoerd zonder dat er een grondslag voor lijkt te bestaan, of dat er gegevens worden vastgelegd die duidelijk niet nodig zijn voor de begeleiding, dan melden wij dat aan jou en aan de contactpersoon die je daarvoor hebt aangewezen. Neem je binnen tien werkdagen geen maatregelen, dan mogen wij de betreffende functie of het betreffende account opschorten totdat de situatie is hersteld. Wij doen dat niet eerder dan na overleg en niet verder dan nodig is.

4.1 Je staat ervoor in dat je een geldige grondslag hebt voor de verwerkingen die je in TutorHub uitvoert, en dat je de betrokkenen hebt geïnformeerd zoals de artikelen 13 en 14 AVG voorschrijven.

4.2 Het gaat om gegevens van minderjarigen. Je staat er daarom ook voor in dat je, waar toestemming de grondslag is, rechtsgeldige toestemming hebt — voor kinderen jonger dan zestien jaar: van degene die het ouderlijk gezag of de voogdij uitoefent. Dat geldt in het bijzonder voor gegevens die vallen onder artikel 9 AVG.

4.3 Je staat ervoor in dat je het invullen van gegevens over gezondheid, ondersteuningsbehoefte of vergelijkbare kenmerken niet verplicht stelt om van de begeleiding gebruik te kunnen maken.

4.4 Je vrijwaart ons tegen boetes, vorderingen van betrokkenen en redelijke kosten van verweer, voor zover die voortvloeien uit het ontbreken van een grondslag of van geldige toestemming als bedoeld in 4.1 en 4.2. Deze vrijwaring geldt niet voor zover de schade mede is veroorzaakt door een tekortkoming van ons.

4.5 Op de vrijwaring kunnen wij alleen een beroep doen als wij je binnen tien werkdagen na bekendwording informeren, geen aansprakelijkheid erkennen zonder overleg met jou, en je in redelijkheid betrekken bij het verweer.

4.6 De vrijwaring is beperkt tot een bedrag gelijk aan de vergoeding die je in de twaalf maanden vóór de gebeurtenis aan ons hebt betaald. Die beperking geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid aan jouw kant.

5.1 Wij houden de persoonsgegevens geheim. Wij geven ze niet aan derden, tenzij deze bijlage dat toestaat of de wet ons daartoe verplicht.

5.2 Iedereen bij ons die toegang heeft tot de gegevens, is tot geheimhouding verplicht op grond van zijn arbeidsovereenkomst, opdracht of een afzonderlijke verklaring. Die verplichting blijft gelden na afloop van de samenwerking.

5.3 Wij geven alleen toegang aan mensen die de gegevens nodig hebben voor hun werk, en niet meer dan zij daarvoor nodig hebben.

6.1 Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, en de aard, omvang, context en doeleinden van de verwerking, en met de risico's voor de rechten en vrijheden van betrokkenen. Bij die afweging houden wij er rekening mee dat het om gegevens van kinderen gaat en dat er gegevens over gezondheid kunnen voorkomen.

6.2 De maatregelen staan in bijlage C.

6.3 Wij mogen de maatregelen wijzigen, mits het beschermingsniveau daardoor niet lager wordt. Leidt een wijziging wel tot een lager niveau, dan informeren wij je daarover ten minste dertig dagen vooraf en heb je hetzelfde recht van bezwaar en opzegging als bij een wijziging van subverwerkers (artikel 7).

6.4 Op jouw verzoek sturen wij je een actuele beschrijving van onze beveiligingsmaatregelen, onder geheimhouding.

7.1 Je geeft ons algemene schriftelijke toestemming om andere verwerkers in te schakelen. De subverwerkers die wij op dit moment inschakelen staan in bijlage D, met vermelding van hun vestigingsplaats, de regio waar de gegevens worden verwerkt en het instrument voor doorgifte.

7.2 Willen wij een subverwerker toevoegen of vervangen, dan laten wij je dat ten minste dertig dagen vóór ingebruikname weten.

7.3 Je kunt binnen veertien dagen na die melding gemotiveerd bezwaar maken. Partijen zoeken dan binnen dertig dagen naar een oplossing. Komen we er niet uit, dan mag je het klantcontract kosteloos opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat, met terugbetaling van vooruitbetaalde bedragen over de periode daarna en met toepassing van artikel 14.

7.4 Wij leggen elke subverwerker dezelfde verplichtingen op als in deze bijlage staan, voor zover die op hem van toepassing zijn. Komt de subverwerker zijn verplichtingen niet na, dan blijven wij tegenover jou volledig aansprakelijk voor het nakomen daarvan.

8.1 De persoonsgegevens worden opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte. De locaties staan in bijlage D.

8.2 Doorgifte naar een land buiten de EER vindt alleen plaats als aan hoofdstuk V AVG is voldaan: op basis van een adequaatheidsbesluit, van standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, of van een andere passende waarborg. Welk instrument per partij geldt, staat in bijlage D.

8.3 Onder doorgifte verstaan wij ook toegang op afstand vanuit een land buiten de EER, ook als de gegevens binnen de EER blijven staan.

8.4 Krijgen wij van een autoriteit van een land buiten de EER een verzoek of bevel om persoonsgegevens te verstrekken, dan voldoen wij daar niet aan zonder jou vooraf te informeren, tenzij de wet ons dat verbiedt. Wij beoordelen of het verzoek berust op een verdrag als bedoeld in artikel 48 AVG, wij beperken een eventuele verstrekking tot het strikt noodzakelijke, en wij stellen waar mogelijk rechtsmiddelen in.

9.1 Ontdekken wij een inbreuk in verband met persoonsgegevens die jouw gegevens raakt, dan melden wij dat onverwijld aan jou, uiterlijk binnen vierentwintig uur.

9.2 Die termijn begint te lopen op het moment waarop de bij ons voor informatiebeveiliging verantwoordelijke persoon of diens plaatsvervanger met een redelijke mate van zekerheid vaststelt dat zich een inbreuk heeft voorgedaan.

9.3 De melding bevat in elk geval: wat er is gebeurd en wanneer, welke categorieën betrokkenen en gegevens het betreft en bij benadering om hoeveel het gaat, de waarschijnlijke gevolgen, de maatregelen die wij hebben genomen of voorstellen, en een contactpersoon. Is nog niet alles bekend, dan melden wij wat wel bekend is en vullen wij aan zodra wij meer weten.

9.4 Wij melden niet zelf aan de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren niet zelf de betrokkenen. Dat doe jij. Wij verlenen je daarbij alle redelijke medewerking.

9.5 Wij houden een eigen register bij van inbreuken en van voorvallen die na onderzoek geen inbreuk bleken. Op verzoek verstrekken wij je de gegevens uit dat register die op jou betrekking hebben.

10.1 Komt een verzoek van een betrokkene rechtstreeks bij ons binnen, dan sturen wij het binnen twee werkdagen naar jou door en beantwoorden wij het zelf niet inhoudelijk. Wij bevestigen de betrokkene wel de ontvangst en laten weten aan wie wij het hebben doorgestuurd.

10.2 Wij helpen je bij het afhandelen van verzoeken tot inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Wij leveren binnen vijf werkdagen na jouw verzoek. Is een verzoek uitzonderlijk omvangrijk, dan laten wij dat binnen vijf werkdagen weten en leveren wij binnen tien werkdagen.

10.3 Deze bijstand is bij de vergoeding inbegrepen, tenzij het aantal of de omvang van de verzoeken redelijkerwijs niet meer als gebruikelijk kan gelden; in dat geval maken wij vooraf een afspraak over de kosten.

10.4 Kun je een verzoek zelf afhandelen met een functie in het beheerscherm — bijvoorbeeld een export of een verwijdering per leerling — dan geldt het beschikbaar stellen van die functie als nakoming van onze bijstandsplicht.

11.1 Wij helpen je, met de informatie waarover wij beschikken, bij het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij een eventuele voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens (artikelen 35 en 36 AVG).

11.2 Wij houden een register bij van de categorieën verwerkingen die wij voor jou uitvoeren, zoals artikel 30 lid 2 AVG voorschrijft, en stellen dat op verzoek aan jou of aan de toezichthouder ter beschikking.

11.3 Wij stellen je alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat de verplichtingen uit artikel 28 AVG worden nagekomen.

12.1 Je mag één keer per kalenderjaar de naleving van deze bijlage laten controleren, en daarnaast telkens wanneer er een inbreuk is geweest die jouw gegevens raakte.

12.2 Je kondigt een controle ten minste dertig dagen vooraf aan en voert hem uit tijdens kantooruren, op een manier die onze bedrijfsvoering zo min mogelijk verstoort. De controleur is aan geheimhouding gebonden en is geen concurrent van ons.

12.3 Beschikken wij over een actuele rapportage van een onafhankelijke deskundige over de beveiliging, dan stellen wij die eerst ter beschikking. Beantwoordt die rapportage jouw vragen, dan geldt zij als de controle van dat jaar.

12.4 De kosten van de controle zijn voor jou, tenzij daaruit blijkt dat wij de bijlage in een wezenlijk opzicht niet naleven; in dat geval zijn ze voor ons, en herstellen wij de tekortkoming binnen een redelijke termijn.

13.1 De bewaartermijnen staan in bijlage B. Dat zijn onze standaardtermijnen; jij stelt ze vast en kunt ze binnen de mogelijkheden van het platform aanpassen.

13.2 Na afloop van een termijn verwijderen wij de gegevens, of maken wij ze onomkeerbaar niet meer tot een persoon herleidbaar.

13.3 Onze logbestanden bewaren wij niet langer dan de gegevens waarop zij betrekking hebben, behalve voor zover een langere bewaring nodig is voor de beveiliging; in dat geval verwijderen wij de verwijzing naar de betrokkene.

14.1 Eindigt het klantcontract, dan laat je ons binnen dertig dagen weten of je de gegevens terug wilt ontvangen of dat wij ze moeten verwijderen. Laat je niets weten, dan leveren wij ze terug en verwijderen wij daarna.

14.2 Gedurende die dertig dagen kun je de gegevens zelf exporteren via het beheerscherm.

14.3 Vraag je ons om levering, dan leveren wij binnen tien werkdagen. De eerste levering is kosteloos; een volgende levering brengen wij tegen kostprijs in rekening. Wij leveren gestructureerde gegevens in CSV- of JSON-formaat, sessieverslagen en rapportages als pdf, en bijlagen in hun oorspronkelijke bestandsformaat, met een leesbare beschrijving van de velden.

14.4 Wij verwijderen de gegevens uit de productieomgeving binnen dertig dagen na jouw keuze, inclusief bestandsopslag, eerdere versies en verwijdermarkeringen. Uit back-ups verdwijnen de gegevens binnen de reguliere back-upcyclus, uiterlijk binnen vijfendertig dagen; in die periode verwerken wij ze niet meer, behalve voor herstel na een storing. Wordt een bijlage bij een dossierstuk ingetrokken, of verdwijnt zij doordat het dossier wordt gewist, dan verwijderen wij het bestand onverwijld en uiterlijk binnen 72 uur bij de opslagpartij, inclusief eerdere versies en verwijdermarkeringen. Lukt dat niet, dan wordt dat gemeld aan een daarvoor aangewezen persoon en hersteld.

14.5 Gegevens die wij op grond van een wettelijke verplichting moeten bewaren, bewaren wij zolang die verplichting duurt. Dat geldt in elk geval voor onze administratie op grond van artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen.

14.6 Binnen tien werkdagen na afronding bevestigen wij schriftelijk dat de verwijdering heeft plaatsgevonden.

15.1 Op de aansprakelijkheid van partijen onder deze bijlage is de aansprakelijkheidsregeling uit het klantcontract van toepassing. Er geldt één regeling en één plafond voor het klantcontract en deze bijlage samen.

15.2 Artikel 82 AVG blijft onverkort gelden tussen partijen en betrokkenen. De regeling in 15.1 heeft alleen betekenis voor de onderlinge verhouding tussen partijen, waaronder het verhaal bedoeld in artikel 82 lid 5 AVG.

15.3 De beperking geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid, en niet voor de vrijwaring in artikel 4.4, waarvoor de eigen regeling van dat artikel geldt.

16.1 Deze bijlage geldt zolang het klantcontract geldt, en daarna zolang wij nog persoonsgegevens van jou onder ons hebben.

16.2 Wij mogen deze bijlage wijzigen als wetgeving, rechtspraak of een aanwijzing van een toezichthouder daartoe noodzaakt. Wij laten je dat ten minste dertig dagen vooraf weten. Verslechtert een wijziging jouw positie wezenlijk, dan mag je het klantcontract opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

16.3 Nederlands recht is van toepassing. Geschillen leggen wij voor aan de bevoegde rechter van de rechtbank Rotterdam, tenzij een dwingende regel een andere rechter aanwijst.

Voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, rol, vestiging(en) en status. Bij een begeleider daarnaast: beschikbaarheid per weekdag en per losse datum, verlofaanvragen, en de gewerkte uren per les.

Bij een reden voor verlof of onbeschikbaarheid worden alleen categorieën vastgelegd en geen vrije tekst over de aard ervan. De reden van ziekteverzuim leg je niet vast; dat mag alleen de bedrijfsarts.

Scholing. Zet je scholing aan, dan worden vastgelegd: de periodes met hun norm, de activiteiten, en per medewerker de aanmelding, of hij heeft deelgenomen, wie dat aftekende en wanneer, en de behaalde punten per periode. Een coördinator ziet van een begeleider alleen wanneer die op scholing is, niet waarvoor.