Wie wat mag zien, staat in de database. Niet in het scherm.
In TutorHub staan gegevens over leerlingen, vaak minderjarig. Daarom is elke grens zo gebouwd dat hij ook geldt als iemand het scherm overslaat.
- Opslag
- Binnen de EU
- Toegang
- Per rol, in de database
- Tweede stap
- Coördinatoren en beheerders
- Afspraken
- Verwerkersovereenkomst
Ieder ziet alleen het eigen deel
Een ouder ziet alleen de eigen kinderen. Een begeleider ziet de eigen leerlingen, een coördinator de eigen vestiging. Die regels zijn vastgelegd in de database zelf, en worden bij elke wijziging opnieuw getoetst, met meer dan duizend controles.
Opgeslagen in de Europese Unie
De database en de bijlagen staan op servers binnen de Europese Unie. Welke partijen er van buiten de Europese Economische Ruimte bij kunnen, staat hieronder per partij.
Geen inhoud in e-mail of meldingen
Een bericht zegt alleen dat er iets nieuws is. Een naam, een cijfer of een verslag lees je pas na het inloggen.
Tweestapsverificatie voor coördinatoren en beheerders
Coördinatoren en beheerders loggen in met een wachtwoord en een code uit een app op de telefoon. In de app kan iedereen daarnaast Face ID of een vingerafdruk aanzetten.
Gevoelige aantekeningen apart
Een aantekening die gevoelig is, blijft alleen leesbaar voor wie daar uitdrukkelijk toegang toe heeft. Delen met ouders kan dan niet.
Jij bent verantwoordelijk, wij verwerken
Jouw organisatie blijft verantwoordelijk voor de gegevens van haar leerlingen. TutorHub verwerkt ze in opdracht. Daarom sluiten we een verwerkersovereenkomst met je, voordat je gegevens van leerlingen invoert.
Partijen die gegevens voor ons verwerken
| Partij | Waarvoor | Waar de gegevens staan | Toegang van buiten de EER |
|---|---|---|---|
| Supabase | database en inloggen | Ierland | ja, voor ondersteuning en beheer¹ |
| Vercel | het draaien van portaal en site | Duitsland | ja, het bedrijf zit in de VS¹ |
| Scaleway | bijlagen | Frankrijk | nee |
| Brevo | EU | ja, voor ondersteuning¹ | |
| Google Workspace | onze eigen mail, waaronder supportvragen | EU en VS | ja¹ |
Partijen die je zelf koppelt: je eigen betaalaccount bij Mollie en je eigen boekhoudpakket. Daarmee heb je een eigen overeenkomst; het platform geeft alleen door wat nodig is, en nooit de naam van een kind.
Komt er een partij bij, dan laten we je dat ten minste dertig dagen vooraf weten.
Als je stopt
Je krijgt al je gegevens terug: de administratie in één export, en per leerling het volledige dossier. Stop je, dan verwijderen we je omgeving volgens de termijnen in de verwerkersovereenkomst.
Een account verwijderen
Iedereen kan het eigen account verwijderen, in de app of op het web. Wat wettelijk bewaard moet blijven — zoals facturen — blijft staan zolang de wet dat vraagt, en verder niets. Zo werkt het.
Een kwetsbaarheid gevonden?
Meld het ons via info@tutorhub.nl. We reageren binnen drie werkdagen en houden je op de hoogte tot het is opgelost. Maak het probleem niet openbaar voordat we het hebben kunnen verhelpen.